Όταν μια εταιρεία φέρνει ανθρώπους της στην Αθήνα, η ευθύνη της απέναντί τους δεν τελειώνει στην αίθουσα αφίξεων. Αφορά ολόκληρη την επίσκεψη. Σε μια πόλη αυτού του μεγέθους, το κομμάτι που πιο εύκολα στραβώνει είναι εκείνο που σκεφτόμαστε λιγότερο: ο χρόνος μέσα στο αυτοκίνητο. Οι περισσότεροι κίνδυνοι μιας επαγγελματικής επίσκεψης στην Αθήνα είναι καθημερινοί. Η κίνηση, ένας οδηγός που δεν εμφανίζεται, ένα πρόγραμμα που έχει κυκλοφορήσει σε πολλούς, ένα αυτοκίνητο που περιμένει μία ώρα στο ίδιο σημείο. Μια σωστή υπηρεσία μεταφοράς στελεχών σχεδιάζεται πρώτα γύρω από αυτά.
Παρακάτω θα βρείτε πώς γίνεται αυτό στην πράξη και τι αξίζει να ρωτήσετε πριν αναθέσετε τη δουλειά σε οποιονδήποτε.
Γιατί όλα κρίνονται μέσα στο αυτοκίνητο
Ένα στέλεχος σε επίσκεψη περνά μεγάλο μέρος της ημέρας είτε μέσα σε όχημα είτε περιμένοντάς το: αεροδρόμιο, ξενοδοχείο, γραφείο, γεύμα, επίσκεψη σε εγκαταστάσεις, βραδινή υποχρέωση. Κάθε μία από αυτές τις στιγμές είναι προβλέψιμη για όποιον γνωρίζει το πρόγραμμα. Γι’ αυτό η ασφαλής μεταφορά δεν ταυτίζεται με ένα πολυτελές αυτοκίνητο. Το όχημα μετρά πολύ λιγότερο από τρία ερωτήματα:
- Ποιος οδηγεί, και πώς έχει εκπαιδευτεί και ενημερωθεί;
- Ποιος γνωρίζει το πρόγραμμα, και πόσο μακριά έχει φτάσει;
- Τι γίνεται όταν το πρόγραμμα αλλάξει, όπως σχεδόν πάντα συμβαίνει;
Όποιος δίνει πειστικές απαντήσεις σε αυτά τα τρία είναι συνήθως καλή επιλογή, ό,τι σήμα κι αν φέρει το αυτοκίνητο.
Ο οδηγός είναι το μέτρο ασφαλείας
Ο οδηγός είναι ο μόνος άνθρωπος που βρίσκεται δίπλα στον επιβάτη σε όλη τη διαδρομή. Επομένως ο οδηγός είναι η ασφάλεια. Αυτό που ξεχωρίζει έναν οδηγό με αντίληψη ασφαλείας από έναν απλό σοφέρ δεν φαίνεται με την πρώτη ματιά:
- Φτάνει νωρίτερα και ελέγχει το σημείο παραλαβής πριν εμφανιστεί ο επιβάτης.
- Έχει έτοιμη τουλάχιστον μία εναλλακτική διαδρομή για κάθε σκέλος και δεν σταματά να ψάξει χάρτη όταν κλείσει ο δρόμος.
- Προσέχει όταν το ίδιο όχημα εμφανίζεται δεύτερη φορά ή όταν κάποιος δείχνει υπερβολικό ενδιαφέρον για το αυτοκίνητο.
- Κρατά για τον εαυτό του το τηλέφωνο, τις κουβέντες και τα social media του.
Τίποτα από αυτά δεν χρειάζεται επίδειξη. Οι καλύτεροι οδηγοί μοιάζουν απλώς με καλοντυμένους σοφέρ, και αυτό ακριβώς είναι το ζητούμενο. Στην ίδια λογική στηρίζεται και η δική μας υπηρεσία ασφαλούς μεταφοράς στελεχών: οδηγοί εκπαιδευμένοι στην αμυντική οδήγηση και στην ανάγνωση της διαδρομής, που κινούνται με διακριτικότητα.
Σχεδιάζουμε τη διαδρομή, δεν κλείνουμε απλώς ένα αυτοκίνητο
Πριν από την άφιξη
Ένα σύντομο γραπτό σχέδιο προσφέρει περισσότερα από οποιαδήποτε αναβάθμιση οχήματος. Καταγράφει την πτήση, το σημείο συνάντησης, το όχημα και τον οδηγό, τον πρώτο προορισμό, έναν υπεύθυνο επικοινωνίας από κάθε πλευρά και τι γίνεται αν η πτήση καθυστερήσει ή εκτραπεί. Η πτήση παρακολουθείται σε πραγματικό χρόνο, ώστε το αυτοκίνητο να είναι έτοιμο όταν προσγειωθεί ο επιβάτης και όχι όταν λέει το πρόγραμμα.
Η άφιξη στο αεροδρόμιο
Το Διεθνές Αεροδρόμιο της Αθήνας έχει πολλή κίνηση, και η αίθουσα αφίξεων είναι το σημείο όπου ο επισκέπτης είναι πιο προβλέψιμος: κουρασμένος, με αποσκευές, ψάχνει ένα όνομα σε μια πινακίδα. Λίγες απλές συνήθειες αφαιρούν το μεγαλύτερο μέρος του ρίσκου:
- Η πινακίδα υποδοχής δεν γράφει ονοματεπώνυμο ή εταιρεία. Μια λέξη-κλειδί που έχει συμφωνηθεί από πριν είναι προτιμότερη.
- Ο οδηγός επιβεβαιώνει την ταυτότητα του επιβάτη πριν φορτώσει τις αποσκευές.
- Η διαδρομή από τον τερματικό σταθμό έχει ήδη αποφασιστεί, μαζί με μια εναλλακτική.
Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης
Όπου γίνεται, οι διαδρομές και οι ώρες αλλάζουν, ιδίως όταν το ίδιο στέλεχος πηγαινοέρχεται καθημερινά μεταξύ ξενοδοχείου και γραφείου. Η αναμονή είναι από μόνη της ρίσκο. Το αυτοκίνητο πρέπει να είναι κοντά την ώρα της αναχώρησης, όχι σταθμευμένο για ώρες στο ίδιο πεζοδρόμιο. Όταν το πρόγραμμα αλλάζει, και στην Αθήνα συνήθως αλλάζει, η αλλαγή περνά από έναν άνθρωπο που ενημερώνει τον οδηγό, τον επιβάτη και όποιον άλλον χρειάζεται να ξέρει.
Πειθαρχία στις πληροφορίες
Μεγάλο μέρος του κινδύνου δεν προέρχεται από τον δρόμο αλλά από τις πληροφορίες. Προγράμματα που στέλνονται σε μεγάλες λίστες email, που μπαίνουν σε κοινόχρηστα ημερολόγια ή που αναφέρονται στη ρεσεψιόν του ξενοδοχείου. Μια σωστή οργάνωση κρατά το πρόγραμμα στους λίγους που το χρειάζονται. Αυτοί είναι ο επιβάτης, ένας συντονιστής και ο οδηγός, και οι ώρες επιβεβαιώνονται κοντά στην αναχώρηση. Οι οδηγοί δεν δημοσιεύουν ποτέ φωτογραφίες επιβατών, οχημάτων ή τοποθεσιών, και ο κανόνας αυτός πρέπει να υπάρχει γραπτώς.
Το όχημα ανάλογα με την ανάγκη
Για τις περισσότερες μετακινήσεις στελεχών στην Αθήνα αρκεί ένα άνετο, καλοσυντηρημένο αυτοκίνητο που δεν τραβά τα βλέμματα, και ένας ικανός οδηγός. Μια μεγαλύτερη ομάδα μπορεί να χρειαστεί δεύτερο όχημα ή minibus, ώστε να μη στριμώχνονται οι επιβάτες και να μη χωρίζονται χωρίς σχέδιο. Σε επισκέψεις υψηλότερου προφίλ μπορεί να χρειαστεί όχημα συνοδείας ή συνδυασμός της μεταφοράς με προστασία προσώπων. Η ειλικρινής απάντηση στο «τι χρειαζόμαστε;» προκύπτει από τον άνθρωπο, το πρόγραμμα και την έκθεσή του, όχι από την πιο εντυπωσιακή επιλογή. Η υπερβολική ασφάλεια τραβά την προσοχή και μπορεί να προκαλέσει ακριβώς το ενδιαφέρον που ήθελε να αποφύγει.
Τι να ρωτήσετε πριν αναθέσετε τη μεταφορά
Πριν συνεργαστείτε με οποιονδήποτε για ασφαλή μεταφορά στην Αθήνα, είναι λογικό να ρωτήσετε:
- Ποιος ακριβώς θα οδηγεί, και ποια εκπαίδευση και ενημέρωση έχει; Το «επαγγελματίας οδηγός» δεν είναι απάντηση.
- Τι κάνετε αν η πτήση καθυστερήσει ή εκτραπεί; Αναζητήστε παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και σαφή διαδικασία.
- Ποιος βλέπει το πρόγραμμα; Η απάντηση πρέπει να είναι μια σύντομη λίστα συγκεκριμένων ρόλων.
- Τι γίνεται αν το όχημα ή ο οδηγός δεν είναι διαθέσιμοι; Πρέπει να υπάρχει εναλλακτικό σχέδιο, όχι μια συγγνώμη.
- Μπορεί η μεταφορά να συνδυαστεί με προστασία προσώπου ή με παρουσία στο ξενοδοχείο ή την κατοικία; Σε ορισμένες επισκέψεις, μία συντονισμένη ανάθεση είναι ασφαλέστερη από τρεις διαφορετικούς προμηθευτές.
- Πώς επιβεβαιώνετε την ταυτότητα στην παραλαβή; Μια απλή μέθοδος που συμφωνείται από πριν είναι καλό σημάδι.
- Τι υπάρχει γραπτώς; Η ευθύνη για την ασφάλεια αποδεικνύεται πιο εύκολα όταν το σχέδιο, οι επαφές και οι οδηγίες υπάρχουν στο χαρτί.
Μόνιμη συνεργασία για εταιρείες
Οι εταιρείες που φιλοξενούν συχνά επισκέπτες κερδίζουν περισσότερα από μια σταθερή συνεργασία παρά από μεμονωμένες κρατήσεις. Οι ίδιοι λίγοι οδηγοί σημαίνουν ότι οι επισκέπτες δεν παραδίδονται κάθε φορά σε έναν άγνωστο. Οδηγοί και συντονιστής μαθαίνουν τα γραφεία, τα ξενοδοχεία που προτιμά η εταιρεία και τις συνήθειές της. Η προβλέψιμη τιμολόγηση δεν αφήνει περιθώριο για εκπτώσεις στην ασφάλεια όταν η εβδομάδα είναι φορτωμένη. Και η διακριτικότητα κρατιέται ευκολότερα όταν εμπλέκονται πάντα οι ίδιοι λίγοι άνθρωποι.
Συμπερασματικά
Η ασφαλής μετακίνηση στελεχών είναι κυρίως θέμα προετοιμασίας: ικανός οδηγός, γραπτό σχέδιο, λίγοι αποδέκτες του προγράμματος και ξεκάθαρος τρόπος να διαχειρίζεστε τις αλλαγές. Όταν υπάρχουν αυτά, η διαδρομή κυλά χωρίς απρόοπτα. Έτσι ακριβώς πρέπει να μοιάζει η ευθύνη για την ασφάλεια των ανθρώπων σας.
Αν σχεδιάζετε επισκέψεις στην Αθήνα και θέλετε να συζητήσουμε την οργάνωσή τους, επικοινωνήστε μαζί μας ή καλέστε στο +30 690 856 0514. Ξεκινάμε από το πρόγραμμα και τους ανθρώπους και προτείνουμε μόνο ό,τι πραγματικά χρειάζεται η επίσκεψη.